Adjuntos

Puede adjuntar cualquier tipo de archivo a una fila, una hoja o una discusión.

Adjuntos de la fila

  • Para adjuntar un archivo a una fila, haga clic en la celda de la columna Adjuntos en la parte izquierda de la hoja (tiene un icono de sujetapapeles en el encabezado de la columna).
  • Puede cargar un archivo de su computadora o su red con el botón Cargar.
  • Una vez que el archivo se ha cargado, puede hacer clic en el nombre del archivo para descargarlo. Si es un archivo de imagen, al hacer clic en el nombre del archivo podrá ver la imagen antes de descargarlo.
  • También puede adjuntar un documento de Google Docs o un enlace web haciendo clic en el botón Adjuntar desde. Cuando adjunte un documento de Google Docs, recibirá un formulario de Google que le solicitará que le brinde acceso a Smartsheet a su lista de Google Docs para poder elegir el que adjuntará.
  • Después de que ha adjuntado un archivo o un enlace a una fila, se mostrará un icono de sujetapapeles para indicar que existen adjuntos para esa fila. Hacer clic en el sujetapapeles permitirá que las personas con las que se comparte la hoja vean la lista de adjuntos/enlaces y los descarguen.
  • El formulario de adjuntos de la fila también incluirá una lista de archivos adjuntos a las discusiones de esa fila.

Enviar archivo

  • Al hacer clic en el icono de email, a la derecha de un archivo adjunto, puede enviarle a cualquier persona un email con un enlace que le permitirá descargar una copia de su archivo adjunto. Ya no debe preocuparse por el envío de archivos grandes como adjuntos.

Acciones del archivo

Hacer clic en la flecha hacia abajo que está a la derecha del icono de email abre un menú de acciones del archivo:

  • Descargar/Abrir: los archivos se pueden descargar, mientras que los documentos de Google Docs y los enlaces web se pueden abrir.
  • Editar descripción: agregue una descripción breve del archivo que está adjuntando. 
  • Eliminar

Acciones con archivos múltiples

  • Puede seleccionar todos los archivos con la casilla de verificación que está en la esquina superior derecha o realizar una selección múltiple de archivos si marca la casilla que está a la derecha de cada archivo.
  • Haga clic en el botón Acciones, en la parte inferior derecha, para Descargar, Enviar o Eliminar los archivos seleccionados.

Google Docs

  • Al seleccionar Google Docs en el menú Adjuntar desde, recibirá un formulario de Google que le solicitará que ingrese la información de su cuenta de Google y que permita que Smartsheet tenga acceso para poder presentarle la lista de Google Docs a fin de que elija uno.
  • Tenga en cuenta que el uso compartido de Smartsheet no anula el uso compartido de su documento de Google Docs. Solamente las personas con las que se haya compartido el documento de Google Docs podrán abrirlo desde el enlace de Smartsheet.
  • Si ha adjuntado un archivo de Microsoft Office Word o Excel en Smartsheet, tiene la opción adicional de Abrir como documento de Google Docs. Esto puede ser útil si está en una máquina que no tiene Office instalado. Esta función no está disponible para documentos de Powerpoint. Tenga en cuenta que esta acción creará un nuevo documento de Google Docs en su cuenta de Google (en lugar de crear un borrador, como lo hace cuando abre el documento como Google Docs desde Gmail).

Box

  • Al seleccionar Box en el menú Adjuntar desde, recibirá un formulario de Box que le solicitará que ingrese la información de su cuenta de Box y que permita que Smartsheet tenga acceso para poder presentarle la lista de archivos y carpetas de Box a fin de que elija uno.
  • Si el archivo o carpeta de Box no había sido compartido, al adjuntarlo en Smartsheet se creará automáticamente un vínculo compartido al archivo o carpeta de Box para que los demás usuarios de Smartsheet que tengan acceso a la hoja puedan abrirlo.

Adjuntos de la hoja

  • Si hay un archivo o un enlace que no se relaciona con una fila específica, puede adjuntarlo a la hoja en la ficha Adjuntos.
  • La ficha Adjuntos en la parte inferior de una hoja muestra una lista de resumen de todos los archivos/enlaces adjuntos a la hoja, adjuntos a cualquier fila de la hoja o adjuntos a una discusión de la hoja.

¿Quién puede tener acceso a los adjuntos?

  • Cualquier persona con la que se ha compartido la hoja (observadores, editores, administradores) puede ver la lista de adjuntos y descargarlos.
  • Los observadores pueden ver los adjuntos pero no pueden agregar ni eliminar adjuntos. Los editores y administradores pueden agregar o eliminar adjuntos.
  • Puede enviarle una solicitud de actualización de una fila, diversas filas o una hoja a alguien con el que no se ha compartido la hoja. La solicitud de actualización le dará un enlace único para ver y editar las filas y cualquier adjunto de la fila que le haya enviado.
  • Puede publicar una hoja con la posibilidad de editarla o como de solo lectura-total, y cualquier persona a la que le envíe el enlace publicado podrá tener acceso a los adjuntos.

Tipos de archivos

  • Se admite la gran mayoría (cientos) de tipos de archivos, que incluyen Word, Excel, PDF y PowerPoint. Por motivos de seguridad, no permitimos la carga de archivos que podrían representar un riesgo al descargarlos. Entre los tipos excluidos, se encuentran los archivos .exe, .cmd, .js, .jsp y .bat. 

Tamaño del adjunto

  • El tamaño máximo para cargar un archivo es de 250 MB por archivo para los usuarios de planes pagos y 30 MB por archivo para los usuarios gratuitos. Si desea cargar archivos que tengan más de 250 MB de tamaño, comuníquese con nosotros.
  • NOTA para los usuarios de planes pagos: Se requiere instalar Flash versión 9.0.28 o posterior para cargar archivos de más de 30 MB o para realizar una selección múltiple de archivos para cargar (a través de Ctrl-clic). Para ver qué versión de Flash tiene instalada,, haga clic aquí .

¿Quién ha realizado cambios en el adjunto?

  • Puede establecer que se le envíe una notificación sobre la hoja (en la ficha Alertas) por email cuando se realicen cambios en esta hoja.  De forma predeterminada, los cambios en los adjuntos se incluyen en los emails de notificación.
  • Puede activar la función Resaltar cambios para una hoja (con el botón del resaltador, en la barra de herramientas izquierda). Si alguien ha realizado cambios en los adjuntos de una fila, la celda con el icono del sujetapapeles para esa fila se resaltará.

Adjuntos del espacio de trabajo

  • Puede adjuntar archivos a un espacio de trabajo usando la ficha Adjuntos que está en la parte inferior de un espacio de trabajo. La ficha Adjuntos de un espacio de trabajo mostrará los adjuntos al nivel del espacio de trabajo, así como una lista de resumen de todos los adjuntos de las hojas del espacio de trabajo.