Hoja del proyecto
En Smartsheet, la hoja de un proyecto tiene dos funciones adicionales habilitadas: un diagrama de Gantt y dependencias de tareas. Puede crear la hoja de un proyecto de diversas maneras:
- Agregar nuevo: Haga clic en la ficha Agregar nuevo (con un signo más de color verde) y seleccione Nueva hoja del proyecto en el menú. Esto crea una nueva hoja con el diagrama de Gantt activado y las dependencias habilitadas.
- Importar un archivo de MS Project: Haga clic en la ficha Agregar nuevo y seleccione Importar archivo de MS Project. Esto creará una nueva hoja con los datos originales de MS Project y el diagrama de Gantt activado.
- Agregar Gantt y dependencias a una hoja existente: Puede convertir cualquier Smartsheet en una hoja de un proyecto si habilita las funciones del diagrama de Gantt y las dependencias. Para agregar el diagrama de Gantt, haga clic en el botón Ver en la barra de herramientas izquierda (debajo de Deshacer/Rehacer) y seleccione Gantt o haga clic en el menú de cualquier columna y seleccione Mostrar Gantt. Para habilitar las dependencias, abra el formulario de configuración de Gantt o haga clic en el menú de cualquier columna y seleccione Editar configuración de dependencia. NOTA: una hoja debe tener al menos dos columnas de fecha para mostrar la vista de Gantt.
Colores de las barras de Gantt
- Manual: haga clic derecho en una barra de Gantt y elija Configuración de colores para cambiar el color de una barra de Gantt manualmente.
- Selección múltiple: para cambiar el color de varias barras al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla Ctrl o Mayús y haga clic en varias barras, haga clic derecho en una barra, y elija un color para aplicar a todas las barras seleccionadas.
- Colores basados en reglas: haga clic en el botón Formato condicional de la barra de herramientas de la izquierda para configurar reglas para los colores de las barras de Gantt. Esto permite configurar los colores de las barras según el nombre que figura en Asignado a, el Estado de la tarea u otro criterio.
Arrastrar y colocar el diagrama de Gantt
- Arrastre la barra del diagrama de Gantt hacia la izquierda/derecha para cambiar las fechas de esa tarea.
- Arrastre el borde izquierdo de la barra para modificar la fecha de inicio y arrastre el borde derecho para modificar la fecha de finalización.
- Seleccione una barra y arrástrela hacia arriba o hacia abajo hasta alcanzar otra barra de tareas para crear una dependencia (haga clic en el icono Editar en la celda Predecesora para cambiar el tipo de dependencia o ingresar días de retraso).
- Se puede cambiar el tamaño del Gantt si coloca el cursor en el borde izquierdo del Gantt y lo arrastra horizontalmente.
- SUGERENCIA: para maximizar el área visible del Gantt, puede ocultar la barra de herramientas de formato que está a la izquierda usando el botón de la flecha en la mitad de la parte inferior de la barra de herramientas. También puede ir a la Vista de la pantalla completa si hace clic en la flecha de la esquina superior derecha de la hoja.
Configuración del diagrama de Gantt
Haga clic en el icono del engranaje para abrir el formulario Editar configuración de Gantt:
- Seleccione qué fecha se debe mostrar como Fecha de inicio y qué fecha debe ser la Fecha de finalización.
- Si desea mostrar un indicador de % Completo entre las barras de tareas, seleccione la columna que contenga la información de % Completo en su hoja.
- Puede seleccionar qué valor de columna se muestra a la derecha de las barras de tareas.
- Seleccione la visualización de escala de tiempo primaria (semanas, meses, trimestres, años) y el formato de la fecha, y la visualización de escala de tiempo secundaria (días, semanas, meses, trimestres) y el formato de la fecha.
- De forma predeterminada, se muestra una semana que comienza el domingo y finaliza el sábado.
- Seleccione el mes de inicio del año fiscal para garantizar la alineación de las actualizaciones del proyecto con los hitos del año fiscal.
- Haga clic con el botón derecho del mouse en los iconos de Acercar o Alejar en el encabezado del Gantt para modificar rápidamente la visualización de la escala de tiempo.
- NOTA: consulte la sección de abajo para obtener más información sobre las Dependencias.
Cómo imprimir un diagrama de Gantt
- Utilice el botón Imprimir en la barra de herramientas izquierda para imprimir el Gantt o el botón Archivo para exportarlo a PDF.
- NOTA: de forma predeterminada, solo se incluirá en la impresión la columna Nombre de la tarea. En el formulario de configuración del PDF, haga clic en el enlace Nombre de la tarea para seleccionar otras columnas para imprimir (o seleccione Ninguna si solo desea imprimir el área del diagrama de Gantt).
Permisos de Gantt
- Los editores y los observadores no pueden guardar los cambios en la configuración del Gantt. Pueden cambiar el tamaño e incluso cerrarlo, pero sus cambios no se guardarán.
Dependencias
- Habilitar las dependencias en la hoja del proyecto activa las siguientes funciones:
- Relación entre duración, comienzo y fin: ingrese dos de cualquiera de estos valores en una tarea y el tercero se calculará automáticamente.
- Predecesoras: ingrese el número de fila de una tarea predecesora (o haga clic en el icono Editar) para definir dependencias más avanzadas.
- Informe de tareas de resumen: los valores de duración, comienzo, fin y % completo se calculan automáticamente para las tareas de resumen según cualquier subtarea con sangría.
- Excluir fines de semana: marque esta casilla para excluir los días de fin de semana de los cálculos de duración.
- Las dependencias se pueden habilitar/deshabilitar en cualquier hoja si se activa el diagrama de Gantt y se utiliza el formulario Editar configuración de Gantt o se hace clic en el menú de cualquier columna y se selecciona Editar configuración de dependencia. Si se deshabilitan las dependencias en una hoja, las funciones descritas no estarán disponibles.
Feriados, días no laborables
En el formulario de Configuración de Gantt, la sección Días laborables le permite establecer los días laborables y no laborables para la semana del proyecto, además de los feriados.
- Los días no laborables y los feriados no se incluirán en los cálculos de duración.
- Los días laborables se pueden configurar de forma diferente para cada hoja del proyecto. Los feriados se pueden copiar (Ctrl+c) y pegar (Ctrl+v) de una hoja a la otra.
- Las cuentas de Equipo y Empresarial pueden establecer una configuración predeterminada de días laborables para todas las hojas del proyecto en el formulario de Configuración de la cuenta.
Hitos
- Para crear un hito, ingrese una duración de la tarea de cero ('0'). Los hitos se muestran con una imagen de un diamante en el diagrama de Gantt.
- Los hitos, como las tareas, pueden servir de predecesores para otras tareas.
